Xtendis Document Beheer

Je haalt met de gratis Appendox-app en je smartphone eenvoudig en veilig documenten op uit je Xtendis-archief.

Je dient hiervoor te beschikken over een geldige gebruikersnaam en wachtwoord, geldig voor je archief. Deze kun je ook instellen, zodat automatisch kan worden aangelogd door de app. Het webadres van je archiefsysteem en je archiefnaam vul je eenmalig in binnen het Instellingen menu. Hiervoor kan je kiezen uit 3 verschillende profielen, zodat je makkelijk kunt wisselen bij verschillende archieven (indien van toepassing). Daarnaast dient eenmalig de Xtendis-licentiecode voor jouw archiefsysteem (bij Xtendis-versies van 5.7 en hoger) te worden ingesteld. Vraag dit op bij je systeembeheerder, en het handigst is deze via je browser op je toestel op te kunnen vragen (en vervolgens te kopiëren en plakken in de betreffende Appendox-instelling).

Met Appendox komt daadwerkelijk elk document onder handbereik!

Een document haal je op in 4 stappen, makkelijker kan het niet:

1. Start de app en vul je gebruikersnaam en wachtwoord in

2. Vul je zoekwaarde(n) in (met eventueel hulp van joker-teken)

3. Selecteer regel met gezochte document uit getoonde overzicht

4. Druk op Toon-knop om document te bekijken (als PDF, TIF e.d.)

Appendox gebruikt de zoekvelden van het zgn. DocumentIndex-type. De mogelijke zoekveldnamen worden opgehaald voor het ingestelde archief. PDF- of TIF-documenten kunnen met een geschikte app op je smartphone worden getoond, JPG- en PNG- documenten met je standaard browser.

Verder kan je ook documenten toevoegen, wijzigen en verwijderen (met een abonnement). Gemaakte foto’s met je camera of foto’s uit je galerij kunnen eenvoudig worden toegevoegd. Het document kan direct met de juiste zoekwaarden worden ingevoerd. Ook is directe invoer van barcodes via een scan-app mogelijk (ook alleen met een abonnement). Zonder abonnement is verder het aantal zoek-opvragingen per maand beperkt.

Appendox is algemeen bruikbaar voor archieven geboden op verschillende Xtendis-systemen (versie 5.6 en 5.7). Xtendis is de succesvolle document management oplossing van Expansion te Rotterdam (zie http://www.expansion.nl). Appendox onderscheidt zich door haar sterke eenvoud (i.t.t. de uitgebreide web-oplossing van Expansion), maar is ook de eerste Xtendis-app voor Android-gebruikers.

Bekijk voor meer informatie de Appendox-webpagina (http://members.ziggo.nl/pdullaart/appendox.html).

Heb je nog vragen of ben je benieuwd naar meer mogelijkheden van de app voor jouw specifieke (bedrijfs)situatie, aarzel niet en neem contact op met PhD Software (via phdsoftware@ziggo.nl).